"KI ist kein Projekt, sondern eine Führungsaufgabe.“

Ein Expertentalk zwischen Ulvi I. Aydin und IT-Interim-Manager Marco Steidel, Geschäftsführer der paarprojekt GmbH, über Schatten-KI und Digitalisierung in der Immobilienwirtschaft.

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Ulvi: Marco, du erwähnst immer wieder den Satz: „KI ist kein Projekt.“ Das widerspricht eigentlich dem, was viele Unternehmen gerade tun. Warum?

Marco: Genau deshalb spreche ich das so deutlich an. Viele Unternehmen starten mit der Frage: „Wie führen wir KI ein?“ Dahinter steckt oft die Vorstellung, dass KI wie ein klassisches Softwareprojekt funktioniert – mit einem Start, einer Einführung und einem Enddatum. Ich glaube, genau das ist ein Denkfehler.

Wir erleben gerade eine technologische Entwicklung, die sich in einem Tempo verändert, das wir so noch nicht gesehen haben. Neue Modelle, neue Werkzeuge und neue Anwendungsfälle entstehen beinahe im Monatsrhythmus. Wer heute glaubt, mit der Einführung eines einzelnen KI-Tools sei das Thema erledigt, wird in wenigen Monaten feststellen, dass sich die Spielregeln bereits wieder geändert haben.

Deshalb sehe ich KI weniger als Projekt, sondern vielmehr als dauerhafte Führungsaufgabe. So wie heute niemand mehr sagt: „Wir haben den Datenschutz abgeschlossen.“ Oder: „Unsere IT ist jetzt auf dem neuesten Stand.“ Beides gehört inzwischen selbstverständlich zur Grundausstattung einer Organisation. Genauso wird es bei KI sein.

Unternehmen brauchen Menschen, die Entwicklungen beobachten, Chancen bewerten, Risiken einordnen und dafür sorgen, dass KI sinnvoll in Prozesse und Entscheidungsabläufe integriert wird. Ein Digitalbeirat kann Unternehmen dabei wirkungsvoll unterstützen.

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Ulvi: Trotzdem haben viele Unternehmen das Gefühl, möglichst schnell mit KI starten zu müssen.

Marco: Das kann ich gut nachvollziehen. Der Druck ist riesig. Kaum ein Tag vergeht ohne neue Schlagzeilen zu KI-Tools. Gleichzeitig beobachte ich, dass viele Unternehmen bei der Technologie beginnen und erst später überlegen, welches Problem sie eigentlich lösen wollen.

Ich halte den umgekehrten Weg für sinnvoller.

Nicht die Frage „Welche KI sollen wir einsetzen?“ sollte am Anfang stehen, sondern: „Welches Problem möchten wir lösen?“

Erst wenn diese Antwort klar ist, lohnt sich der Blick auf die Prozesse, die Daten und anschließend auf die passende Technologie. Manchmal ist KI tatsächlich die beste Lösung. Manchmal reicht aber auch eine saubere Prozessoptimierung oder eine klassische Automatisierung vollkommen aus. Es braucht nicht für alles KI.

KI ist für mich keine Abkürzung der Digitalisierung, sondern die nächste Reifestufe der Transformation. Sie entfaltet ihren größten Nutzen erst dann, wenn die Grundlagen stimmen. Dazu gehören klar definierte Prozesse, eine funktionierende IT-Infrastruktur und eine belastbare Datenbasis. Ich sage deshalb oft zu meinen Kunden: „Wer seine Prozesse nicht genau kennt, digitalisiert nur sein Chaos.“

Gerade in der Immobilienwirtschaft erlebe ich häufig, dass Unternehmen bereits über KI-Anwendungen oder autonome KI-Agenten nachdenken, während Informationen noch in verschiedenen Systemen verteilt sind, Medienbrüche den Arbeitsalltag bestimmen oder zentrale Prozesse nicht durchgängig digitalisiert sind. Solange diese Grundlagen fehlen, kann KI ihr Potenzial gar nicht entfalten.

Diese Herausforderungen sehe ich aber nicht nur in der Immobilienwirtschaft. Viele mittelständische Unternehmen haben die Digitalisierung über Jahre hinweg nur punktuell vorangetrieben. Es gibt noch immer Zettelwirtschaft, Insellösungen und gewachsene IT-Landschaften, die gar nicht oder nur unzureichend miteinander kommunizieren. KI kann in solchen Unternehmen durchaus erste Mehrwerte schaffen. Der größte Hebel entsteht jedoch erst, wenn Prozesse, Daten und Organisation sauber aufgestellt sind. Deshalb sollte jedes Unternehmen die Digitalisierung als Grundlage oder – bildlicher gesprochen – als Startrampe verstehen und KI als den nächsten logischen Entwicklungsschritt darauf aufbauen.

:devider:

Ulvi: Ein Begriff, den du häufig verwendest, ist „Schatten-KI“. Was verstehst du darunter?

Marco: Viele kennen noch den Begriff der Schatten-IT. Mitarbeiter haben früher ungefragt Programme installiert oder Cloud-Dienste genutzt, weil sie ihre Arbeit einfacher erledigen wollten. Genau das erleben wir jetzt wieder mit der Nutzung von KI-Tools – nur wesentlich schneller.

Heute nutzen Mitarbeiter ChatGPT, Copilot, Claude oder andere KI-Werkzeuge ganz selbstverständlich. Nicht, weil sie Unternehmensrichtlinien umgehen möchten, sondern weil sie produktiver arbeiten wollen. Das eigentliche Risiko liegt dabei gar nicht in der KI selbst, sondern darin, dass Unternehmen oft gar nicht wissen, welche Werkzeuge bereits verwendet werden, welche Daten verarbeitet werden oder wie die Ergebnisse entstehen.

Ich erlebe es immer wieder in meinen Projekten, dass Mitarbeiter bereits mit gängigen KI-Tools vertrauliche Informationen in der für Trainingszwecke offenen Version dieser Werkzeuge und häufig sogar mit privaten Benutzerkonten verarbeiten, ohne dass die Geschäftsführung davon weiß.

Dadurch werden Geschäftsgeheimnisse oft unbewusst preisgegeben.

Vorgaben und eine gewisse Kontrolle müssen sein. Ich glaube jedoch nicht an Verbote. Verbote lösen ein Problem selten dauerhaft. Viel wichtiger sind klare Leitplanken im Rahmen einer akzeptierten und gelebten KI-Governance.

Welche Daten dürfen verarbeitet werden? Welche Werkzeuge sind freigegeben? Wie sieht der Freigabeprozess aus? Wer trägt am Ende die Verantwortung? Und wie schaffen wir Transparenz, ohne Innovation auszubremsen? Genau diese Fragen gehören heute auf die Agenda jeder Geschäftsführung.

:devider:

Ulvi: Das bedeutet also, dass Führung wichtiger wird und nicht unwichtiger?

Marco: Absolut. KI ersetzt keine Führung – sie macht gute Führung sogar noch wichtiger. Technologie kann Informationen liefern, Analysen erstellen oder Routineaufgaben übernehmen. Aber Prioritäten setzen, Verantwortung übernehmen, Entscheidungen treffen, Menschen durch Veränderungen begleiten und eine Richtung vorgeben – das bleibt eine Führungsaufgabe. Es ist wie bei jeder Transformation: Ohne die passende Führung verliert sie nach und nach ihre Wirkung.

Ich habe in den vergangenen Jahren viele Transformations- und Digitalisierungsprojekte geleitet. Erstaunlicherweise scheitern die wenigsten an der Technik. Meist fehlt es an Klarheit, konsequenten Entscheidungen und einer eindeutigen Priorisierung.

Zu viele Projekte laufen parallel. Jeder Bereich verfolgt eigene Ziele. Es werden neue Systeme eingeführt, ohne das große Ganze im Blick zu behalten. Nicht selten werden dabei sechsstellige Beträge investiert, und am Ende arbeiten die Mitarbeiter trotzdem wieder mit Excel.

Digitalisierung bedeutet nicht, möglichst viele neue Anwendungen einzuführen. Digitalisierung bedeutet, ein Unternehmen einfacher, transparenter sowie durch ineinandergreifende Systeme leistungsfähiger und digital steuerbar zu machen.

Ich beginne ein neues Mandat auch nicht mit der Einführung einer neuen Software, sondern mit Klarheit über Ziele, Verantwortlichkeiten und Prozesse.

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Ulvi: Du arbeitest besonders häufig mit Unternehmen aus der Immobilienwirtschaft zusammen. Warum ist das gerade dort so relevant?

Marco: Weil hier gerade sehr viele Entwicklungen gleichzeitig zusammenkommen. Fachkräftemangel, steigende regulatorische Anforderungen, Smart Metering, KI, Kundenportale, ERP-Systeme und immer größere Datenmengen verändern die Branche in kurzer Zeit.

Viele Immobilienunternehmen verfügen bereits über leistungsfähige Software. Die eigentliche Herausforderung besteht heute weniger darin, noch eine weitere Lösung einzuführen. Viel wichtiger ist die Frage, wie bestehende Systeme sinnvoll zusammenspielen und wie Prozesse über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg gestaltet werden.

Auf der E-world in Essen wurde für mich besonders deutlich, dass Smart Metering längst kein reines Energiethema mehr ist. Es geht inzwischen um Datenplattformen, Interoperabilität, neue Geschäftsmodelle und die Frage, wem die Daten gehören und wie sie genutzt werden können. Daten entwickeln sich zunehmend zum eigentlichen Werttreiber. Genau deshalb müssen IT, Fachbereiche und Geschäftsführung heute deutlich enger zusammenarbeiten als früher. Dafür braucht es digitale Kompetenz in den Unternehmen.

:devider:

Ulvi: Wenn du heute einem Geschäftsführer nur einen Rat geben dürftest – welcher wäre das?

Marco: Warten Sie nicht darauf, dass KI irgendwann als Projekt abgeschlossen ist. Dieser Zeitpunkt wird nicht kommen. Schaffen Sie stattdessen Strukturen, die Ihr Unternehmen dauerhaft lernfähig machen. Definieren Sie Verantwortlichkeiten für die Steuerung der KI-Transformation, schaffen Sie Orientierung und setzen Sie klare Prioritäten.

Und besonders wichtig: Holen Sie sich zeitlich befristet Experten für die Themen ins Haus, die Ihr Unternehmen aktuell selbst nicht abdecken kann und auch nicht mit der erforderlichen Geschwindigkeit eigenständig aufbauen wird. Digitalisierung und KI sind keine einmaligen Initiativen, sondern kontinuierliche Führungsaufgaben.

Am Ende entscheiden nicht die modernsten Technologien über den Erfolg eines Unternehmens, sondern die Menschen, die Orientierung geben, Verantwortung übernehmen und Veränderungen konsequent in die Umsetzung bringen.

:devider:

Ulvi: Und wenn du deine eigene Rolle in einem Satz beschreiben müsstest?

Marco: Ich schaffe Klarheit in komplexen Transformationen und sorge dafür, dass Digitalisierung und KI nicht nur geplant, sondern nachhaltig im Unternehmen umgesetzt und gelebt werden.

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